Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)

An der Universität Bremen ist im Dekanat der Verwaltung des Fachbereichs Produktionstechnik, Maschinenbau und Verfahrenstechnik (Fachbereich 4) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)
Entgeltgruppe 8 TV-L in Vollzeit (39,2 Wstd.)

oder

Verwaltungshauptsekretär:in (w/m/d)
Besoldungsgruppe A 8 in Vollzeit (40 Wstd.)

unbefristet zu besetzen.

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

EG 8 TV-L/Bes. Gr. A8

Besetzbar

zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Bereich

Offen für unkonventionelle Ansätze in Forschung und Lehre hat die Universität Bremen sich seit ihrer Gründung vor 50 Jahren ihren Charakter als Ort der kurzen Wege für Menschen und Ideen bewahrt. Mit einem breiten Fächerspektrum verbinden wir außergewöhnliche Leistungsstärke und großes Innovationspotenzial. Als ambitionierte Forschungsuniversität stehen wir für den Ansatz des Forschenden Lernens und eine ausgeprägte Orientierung an Interdisziplinarität. Wissenschaftliche Kooperationen weltweit gestalten wir aktiv und partnerschaftlich.
Heute lernen, lehren, forschen und arbeiten rund 23.000 Menschen auf unserem internationalen Campus. In Forschung und Lehre, Verwaltung und Betrieb bekennen wir uns nachdrücklich zu den Zielen der Nachhaltigkeit, Klimagerechtigkeit und Klimaneutralität. Unser Bremer Spirit drückt sich aus im Mut, Neues zu wagen, in einem unterstützenden Miteinander, in Respekt und Wertschätzung füreinander. Mit unserem Studien- und Forschungsprofil und als Teil des europäischen YUFE-Netzwerks übernehmen wir gesellschaftliche Verantwortung in der Region, in Europa und der Welt.

Aufgabengebiet

Geschäftsführung für das Dekanat des Fachbereiches, insbesondere:

• Sachbearbeitung von Dekanatsangelegenheiten sowie Mitwirkung bei der Umsetzung von Beschlüssen
• Verantwortliche Vor- und Nachbereitung und Betreuung von Gremiensitzungen und Ausschüssen
• Erstellen von Einladungen, Tagesordnung und Protokollführung
• Anlegen, Verwalten und Fortführen von Statistiken sowie Tabellenkalkulationen

Verwaltungsaufgaben in Lehre und Forschung, insbesondere:

• Unterstützung bei der Mittel- und Budgetverwaltung, Initiierung von Umbuchungen
• Mitarbeit bei der Pflege der Homepage
• Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen und Beschaffungen für den Fachbereich
• Mitwirkung bei der administrativen Abwicklung von Studienangelegenheiten
• Mitarbeit bei der Lehrveranstaltungsplanung
• Mitarbeit bei Lehrauftragsangelegenheiten
• Mitwirkung bei der Bearbeitung und Abwicklung von studentischen Hilfskraftverträgen
• Erstellung und Pflege von Datenbanken

Allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere:

• eigenständige Prüfung von Dienstreiseanträgen
• Korrespondenz und Textverarbeitung in deutscher und englischer Sprache
• Verwaltung und Organisation von Büromaterial
• Terminkoordination

Voraussetzungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten (w/m/d) oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Laufbahnbefähigung für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 der Fachrichtung der Allgemeinen Dienste oder eine vergleichbare Qualifikation vorzugsweise nachzuweisen durch langjährige (mindestens 3 Jahre) einschlägige Berufserfahrung
• Nachgewiesene Kenntnisse in der kaufmännischen Buchführung
• Erfahrung in einem integrierten Finanz- und Buchungssystem (z.B. SAP)
• Gute Kenntnisse der Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Internet)
• Erfahrung mit Content-Management-Programmen (z.B. TYPO 3) oder Interesse sich einzuarbeiten
• Nachgewiesene Kenntnisse Englisch in Wort und Schrift (mind. Level B2 CEF) und Deutsch in Wort und Schrift (mind. Level C1 CEF)
• Selbständige, kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit
• Organisationsfähigkeit, Flexibilität sowie strukturierte und genaue Arbeitsweise auch unter Termindruck

Wünschenswert:

• Erfahrung auf den Gebieten Verwaltungsrecht und Haushaltsrecht
• Erfahrung in der Konzeption von Datenbanken

Kennzeichen

A128-25

Bewerbungsfrist

04.04.2025

Allgemeine Hinweise

Wir bieten:

• Unbefristete Festanstellung
• Tarifgerechte Bezahlung nach EG 8 TV-L einschließlich einer Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“) sowie regelmäßige automatische tarifliche Gehaltssteigerungen und zusätzliche Altersversorgung des öffentlichen Dienstes (VBL) bzw. Besoldung nach A 8
• Einen krisensicheren, interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz
• Unterstützung durch ein kollegiales, motiviertes Team mit positivem Betriebsklima
• Ausführliche, individuelle Einarbeitung
• Flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf (unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen)
• Die Möglichkeit zur Fort- und Weiterbildungen
• Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement inkl. der Möglichkeit von Vergünstigungen bei den örtlichen Sportvereinen oder für Fitnessstudios und Schwimmbäder (EGYM WELLPASS)
• Die Möglichkeit der Inanspruchnahme eines Job-Tickets
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr

Die Universität ist familienfreundlich, vielfältig und versteht sich als internationale Hochschule. Wir begrüßen daher alle Bewerber:innen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.

Schwerbehinderten Menschen wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben

Bewerbungshinweise

Wir bitten Sie, uns nur Kopien (keine Mappen) einzureichen, da wir diese nicht zurücksenden können. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Bewerbungsunterlagen den rechtlichen Vorgaben entsprechend aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Etwaige Kosten für das Bewerbungsverfahren können nicht erstattet werden.

Ansprechperson

Für weitere Informationen oder Fragen steht Ihnen Frau Wulf per Telefon (0421-218 64990) oder E-Mail (bwulf@uni-bremen.de) gern zur Verfügung.

Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Qualifikationsnachweise, Zeugnisse) richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer A128-25 bis zum 04.04.2025 als eine PDF-Datei auf dem unverschlüsselten elektronischen Postweg an: a128ds@uni-bremen.de oder postalisch an