Verwaltungsangestellte:r (w/m/d) in der Fachbereichsverwaltung Kunst und Design

Die Hochschule für Künste Bremen (HfK) vereint eine Kunst- und Musikhochschule unter einem Dach. Die Vielfalt des Studienangebotes ermöglicht einen produktiven und integrativen Dialog zwischen den Studiengängen.

An der Hochschule für Künste Bremen ist zum schnellstmöglichen Zeitpunkt in der Fachbereichsverwaltung Kunst und Design eine Stelle als

Verwaltungsangestellte:r (w/m/d)
Entgeltgruppe 9a TV-L
mit der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit einer/eines Vollbeschäftigten
unbefristet
Kennziffer DL 25/04

zu besetzen.

Berufsgruppe

Verwaltungspersonal / Controlling / Verwaltungsmanagement

Eingruppierung

Entgeltgruppe 9a TV-L

Besetzbar

zum nächstmöglichen Termin

Bereich

Das Team in der Verwaltung des Fachbereichs Kunst und Design ist für die administrative Ebene von Studium und Lehre sowie künstlerischer Forschung und Entwicklung im Fachbereich zuständig.

Aufgabengebiet

Ihre Aufgaben umfassen schwerpunktmäßig:

Administrative Unterstützung der Dekanin/des Dekans bei der Wahrnehmung ihrer/seiner Aufgaben, sowie eigenverantwortliche Assistenz der Gremien des Fachbereichs Kunst und Design Dekanat, Fachbereichsrat und Studienkommissionen, insbesondere:

• Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von Sitzungen des Dekanats und des Fachbereichsrats,
  z.B. die Erstellung von Einladungen, Vorlagen und Anträgen, Organisation von Wahlen/Abstimmungen innerhalb des jeweiligen Gremiums
• Protokollerstellung in Abstimmung mit den jeweiligen Vorsitzenden der Gremien
• kontinuierliche Pflege einer Beschlusssammlung für den Fachbereichsrat und das Dekanat – dazu gehört unter anderem auch die Koordinierung und das Monitoring der Umsetzung von Beschlüssen
• Unterstützung der jeweiligen Studienkommissionsvorsitzenden in administrativen Fragen, inkl. Protokollarchivierung
• Pflege der Informationsseiten des Fachbereichs auf dem Portal der Hochschule via MS SharePoint

Betreuung Berufungsverfahren:

• Organisatorische Verfahrensplanung und Begleitung in Abstimmung mit dem Vorsitz der Berufungskommission und in Abstimmung mit der Leitung der Fachbereichsverwaltung, (insbesondere Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung und teilw. Begleitung der BK-Sitzungen) inkl. Unterstützung der BK-Vorsitzenden bei der Protokollerstellung u. Dokumentation
• Pflege der digitalen Seiten zu den Berufungsverfahren via SharePoint
• Vorbereitung und Vorsichtung Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit und Angaben zur Schwerbehinderung für die Berufungskommission, ggf. Nachfordern von Unterlagen, Bewerber:innenkommunikation
• Zusammenstellung von Berufungsberichten in Zusammenarbeit mit der Fachbereichsverwaltungsleitung und dem zentralen Berufungsmanagement
• Führen einer Statistik zu Berufungsverfahren

Sachbearbeitung der Bereiche studentische Hilfskräfte und Tutorien inkl. Vertragsvorbereitung (Mustervertrag) und Vorbereitung abrechnungsrelevante Unterlagen, Prüfung der Kontierungen und des SAP-gestützten Controllings für diesen Bereich und des Austauschs mit der Performa Nord sowie themenbezogene Beratung von Studierenden und Lehrenden.

Voraussetzungen

Ihr Profil:
Wir suchen eine aufgeschlossene und belastbare Persönlichkeit, die sich gern in unser Team einbringen möchte. Wir erwarten:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung oder im kaufmännischen Bereich (z.B. Bürokauffrau o.ä.) mit einer mehrjährigen einschlägigen Berufserfahrung
• Erfahrung in der Interpretation von gesetzlichen Verordnungen und Richtlinien
• sichere Anwendung von Standardbürosoftware MS Office sowie eine IT-Affinität
• Erfahrung im Umgang mit SharePoint sind wünschenswert
• sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Prozessverständnis
• eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Serviceorientierung und Erfahrungen im Umgang mit Publikumsverkehr
• hohe Lernbereitschaft und Flexibilität, sehr gute schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Konfliktfähigkeit
• gute Kenntnisse der Abläufe einer Hochschulverwaltung sowie Einfühlungsvermögen in Kunsthochschulkulturen sind von Vorteil

Eine hohe Bereitschaft zur beruflichen Weiterbildung setzen wir voraus.

Kennzeichen

DL25/04

Bewerbungsfrist

02.05.2025

Allgemeine Hinweise

Wir bieten Ihnen:

• eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem universitär künstlerisch- kreativen Umfeld innerhalb eines motivierten und engagierten Teams
• eigenverantwortliches Arbeiten
• bedarfsorientierte Fortbildungsmöglichkeiten
• gleitende Arbeitszeiten und betriebliche Gesundheitsförderung
• JobTicket für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes in Bremen

Die Hochschule für Künste strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert deshalb besonders Frauen auf, sich zu bewerben. Bewerberinnen bzw. Bewerbern mit Schwerbehinderung wird bei im Wesentlichen gleicher fachlicher und persönlicher Eignung der Vorrang gegeben. Bewerbungen von Menschen mit einem Migrationshintergrund werden begrüßt.

Bewerbungshinweise

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen richten Sie bitte bis zum 02.05.2025 in digitaler Form über das Bewerbungsformular, unter https://www.hfk-bremen.de/de/stellenausschreibungen an uns.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: https://www.hfk-bremen.de/de/datenschutz

Ansprechperson

Für nähere Auskünfte steht Ihnen die Leiterin der Fachbereichsverwaltung Kunst und Design, Frau Imke Bahr, Tel. 0421/9595-1201 / imke.bahr@hfk-bremen.de , gerne zur Verfügung.